Politique d’inscription

Généralités

En s’inscrivant, chaque participant déclare au comité de l’ETDS accepter le règlement d’inscription, le règlement de compétition et la politique de confidentialité.

Le comité de l’ETDS se réserve le droit de déroger aux règles énoncées dans ce document pour statuer sur des cas individuels en cas de conflit.

Si un participant ne respecte pas les conditions énoncées dans ce document, le comité de l’ETDS se réserve le droit de lui refuser l’accès à l’événement.

Procédure d’inscription

Les inscriptions ouvrent le 8 août. Si le nombre d’inscriptions dépasse le nombre de places, les participants sont sélectionnés par tirage au sort le 24 août.

Le paiement est dû 10 jours après la sélection d’un participant. Pour tous les participants sélectionnés lors du tirage initial, le paiement est dû le 16 septembre.

Après le tirage au sort, lorsqu’un participant se désiste, sa place est attribuée à une personne de la liste d’attente par un nouveau tirage au sort.

L’inscription ne garantit pas la participation au tournoi en raison du système de tirage au sort.

Le capitaine d’équipe est responsable de l’inscription des membres de son équipe via le système d’inscription administré par l’organisation de l’ETDS.

Les capitaines d’équipe s’enregistrent en tant que tels dans le système d’inscription et sont exemptés du tirage au sort. Le nombre de capitaines d’équipe exemptés est le suivant :

• 1 pour 3 participants ou plus (hors capitaine)
• 2 pour 20 participants ou plus (hors capitaines)

Annulations

Une semaine après la clôture des inscriptions, le capitaine d’équipe recevra une liste finale des participants avec une liste d’attente.

Lorsqu’un participant annule, sa place est attribuée à une personne de la liste d’attente. Le système conserve les priorités suivantes :

• La place est attribuée à un participant de la liste d’attente de n’importe quelle équipe, par tirage aléatoire effectué par l’organisation de l’ETDS. La préférence va à un participant qui contribue à équilibrer le ratio meneur/suiveur dans les groupes de Blind Dating.
• Il est interdit de participer sous le nom de quelqu’un d’autre. En cas de fraude, le participant sera disqualifié, et son capitaine d’équipe pourra également être disqualifié s’il/elle a donné son accord.
• Si un participant sur liste d’attente n’est plus disponible pour l’ETDS, il/elle doit en informer l’organisation de l’ETDS via son capitaine d’équipe. Le participant pourra alors être retiré du système de tirage au sort.

Finances

Les paiements suite aux résultats du grand tirage doivent être reçus au plus tard le 16 septembre. Si des places ne sont pas réglées à cette date, elles seront ouvertes aux prochains participants inscrits.
Dans les 10 jours suivant les résultats des tirages ultérieurs, chaque association doit payer les frais de participation au comité de l’ETDS. Si ces frais ne sont pas payés dans ce délai, les places enregistrées seront ouvertes aux prochains participants.

Pour les frais d’inscription, une distinction est faite entre étudiants, doctorants et non-étudiants :

• Étudiants : 95 €
• Doctorants : 120 €
• Non-étudiants : 120 €

Si un membre inscrit passe de la liste d’attente à la liste des participants, ses frais doivent être payés au comité de l’ETDS dans les 10 jours, sinon son inscription sera annulée.

Si l’ETDS a lieu avant la date limite de paiement, les frais de participation doivent être réglés avant le début de l’événement.

Remboursement des frais de participation :

Pour un aperçu clair, voir le schéma ci-dessus.

• Un participant obtient un remboursement intégral s’il annule avant le 23 septembre et si la place peut être pourvue. Le remboursement intégral sera versé à l’association du participant au plus tard le 1er décembre.
• Un participant reçoit un remboursement partiel des frais de participation s’il/elle annule après le 23 septembre et si la place peut être pourvue. Ce remboursement partiel sera calculé après l’ETDS.
• Si la place ne peut pas être pourvue ou si le participant n’annule pas avant le début de l’ETDS, aucun remboursement n’est accordé.

Il est attendu des associations qu’elles veillent à ce que les remboursements reviennent à la personne à qui ils appartiennent. Les informations nécessaires seront fournies.

Si un participant s’inscrit en tant qu’étudiant, il/elle doit apporter une preuve d’inscription au tournoi. En cas d’impossibilité de présenter le document requis, il/elle devra payer en espèces, au bureau d’inscription de l’ETDS, la différence vers le tarif non étudiant. Une carte d’étudiant ne portant pas l’année 2025/2026 ne sera pas acceptée comme preuve d’inscription.

Heures d’aide obligatoires

Pendant l’ETDS d’octobre 2025, chaque équipe doit remplir des heures d’aide obligatoires (OHH). Plus d’informations sur ces créneaux d’aide sont disponibles sur notre site web.

Les tâches pour les OHH peuvent inclure, sans s’y limiter :

• Accueil
• Bureau d’information
• Veille de nuit
• Contrôle des badges
• Montage et démontage
• Aide au service du dîner
• Service au bar

Dommages

Les dommages causés par la négligence des participants ou par leur non-respect des règles seront imputés aux dits participants. Cela inclut, sans s’y limiter, les dommages causés par :

• Fumer (/ vapoter)
• Porter des chaussures d’extérieur dans des zones non autorisées
• Porter des talons hauts sans protège-talons